Política de Privacidad de Effivis

1. Responsable del tratamiento

EFFIVIS TECHNOLOGIES S.L.
NIF: B23839962
Domicilio: C/ Zurbano 49, Bajo – Oficina 4, 28010 Madrid, España
Correo de contacto: [email protected]

2. Qué datos tratamos y para qué

Tratamos datos personales para:

• Gestionar y responder a solicitudes de información o consultas.
• Prestar los servicios contratados a través de la plataforma Effivis.
• Administrar tu cuenta de usuario y gestionar la relación contractual.
• Procesar pagos y facturación.
• Enviar comunicaciones comerciales por correo electrónico (solo si has dado tu consentimiento).
• Llamar por teléfono a negocios y profesionales para presentarles Effivis (apartado 11).
• Cumplir con obligaciones legales y fiscales.
• Mejorar nuestros servicios mediante análisis estadísticos anonimizados.

3. Base jurídica

• Tu consentimiento, para las comunicaciones comerciales por correo electrónico y las cookies analíticas. Puedes retirarlo cuando quieras, sin que eso afecte a lo tratado hasta ese momento.
• El contrato, para prestar el servicio y gestionar tu cuenta. Sin los datos de cuenta y de facturación no podemos prestarte el servicio.
• Una obligación legal, para la facturación y la contabilidad.
• Nuestro interés legítimo, en cuatro casos concretos: mantener la plataforma segura y detectar accesos fraudulentos, conservar las grabaciones de llamadas el plazo indicado para revisar la calidad del agente de voz, recibir informes de error de la plataforma web y de la app para corregir fallos, y llamar a negocios y profesionales para presentarles Effivis (apartado 11). Puedes oponerte a cualquiera de ellos escribiendo a [email protected].

4. Cuánto tiempo conservamos los datos

5. Con quién compartimos datos

Con estos proveedores, que tratan los datos por encargo nuestro, siguiendo nuestras instrucciones y con las mismas garantías que recoge esta política:

Dentro de la Unión Europea: AWS (alojamiento, base de datos, almacenamiento, OCR y, cuando se usan, modelos de lenguaje Bedrock, en Irlanda), Google Cloud Vertex AI (el modelo de voz que atiende las llamadas en tiempo real y modelos de lenguaje, en Madrid), DIDWW (operador de telefonía) y Cloudflare (DNS, CDN y protección DDoS, global con nodos en la UE).

Con transferencia fuera de la Unión Europea: Stripe (pagos), Anthropic (modelos de lenguaje del asistente conversacional de WhatsApp y teléfono), OpenAI (modelos de lenguaje para clasificación, extracción y búsqueda), Google Cloud (integración con Drive e inicio de sesión), Microsoft (inicio de sesión), Meta Platforms (WhatsApp, Instagram y Facebook), Zendesk (soporte al cliente), Sentry (monitorización de errores de la web y la app; almacenamiento en la UE) y Expo (notificaciones de la app iOS).

Los proveedores de modelos de lenguaje (Anthropic, OpenAI, AWS Bedrock y Google Vertex AI) no usan tus datos para entrenar sus modelos y conservan las peticiones un máximo de 30 días por motivos de seguridad y abuso. Según el módulo y la configuración de tu cuenta, el asistente puede atenderse desde Anthropic o desde AWS Bedrock en Irlanda. Cada transferencia fuera de la UE se ampara en la decisión de adecuación del EU-U.S. Data Privacy Framework, si el proveedor está certificado en él, o en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea. La garantía de cada proveedor figura en la lista de subencargados; puedes pedirnos copia en [email protected].

6. Tus derechos

Puedes ejercer en cualquier momento tus derechos de:

• Acceso, para saber qué datos tratamos.
• Rectificación, si alguno es incorrecto o está desactualizado.
• Supresión, cuando ya no sean necesarios o retires tu consentimiento.
• Limitación del tratamiento en determinados supuestos.
• Oposición al tratamiento cuando se base en interés legítimo.
• Portabilidad, para recibir tus datos en formato estructurado y legible por máquina.

Para ejercerlos, escribe a [email protected] adjuntando un documento acreditativo de identidad. También puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

7. Cookies

El sitio usa cookies propias necesarias para funcionar y, solo si las aceptas en el banner, cookies analíticas de Google Analytics 4 para saber qué páginas se visitan. Google puede tratar esos datos fuera del Espacio Económico Europeo con cláusulas contractuales tipo. Puedes retirar tu consentimiento en cualquier momento borrando las cookies desde la configuración de tu navegador.

8. Si llamas o escribes a un negocio que usa Effivis

Si llamas o escribes a un negocio que usa Effivis —por teléfono, WhatsApp, Instagram Direct o Facebook Messenger—, el responsable de esa conversación es el negocio; Effivis la trata por encargo suyo y siguiendo sus instrucciones.

Para acceder a tus datos, pedir que se eliminen o recibirlos en un formato legible, dirígete al negocio o escribe a [email protected]. El procedimiento está en las Instrucciones de Eliminación de Datos.

Agentes de IA y decisiones automatizadas

Los negocios que usan Effivis pueden atender a sus clientes con un agente de inteligencia artificial, por teléfono o por mensajería. Ese agente consulta la agenda y puede reservar, modificar o cancelar una cita por sí solo durante la conversación, sin que intervenga una persona en ese momento.

Decide a partir de lo que le dices en la conversación, de las citas ya existentes y de las reglas que el negocio haya configurado (horarios, duración de cada servicio, quién puede atenderlo). No elabora perfiles.

La consecuencia para ti es la cita que quede registrada. Puedes pedir durante la conversación que te atienda una persona, y dirigirte al negocio para revisar o deshacer lo que el agente haya hecho.

Grabación de llamadas

Si el negocio lo tiene activado, las llamadas que atiende el agente de voz de Effivis se graban para revisar la calidad del servicio y resolver incidencias, y se avisa de ello al inicio de la llamada. Acceden a la grabación el negocio que atendió la llamada y el personal autorizado de Effivis. Las grabaciones no se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial.

9. Integración con Zendesk (apps de Marketplace)

Si instalas una app de Effivis desde el Marketplace de Zendesk, la app lee tus tickets —contenido, metadatos y los usuarios y grupos que aparecen en ellos— desde tu navegador, sin guardarlos en Effivis.

Fuera de Zendesk solo guardamos el subdominio y el identificador de tu instalación, un hash del token de integración, registros técnicos de cada llamada a la API sin el contenido de los tickets y, solo si activas la búsqueda de tickets relacionados por IA, representaciones numéricas del texto sin identificadores personales.

Esas representaciones se borran al pedirlo o 30 días después de desinstalar la app, lo que ocurra antes. El hash del token se conserva 90 días y los datos de la instalación 24 meses; puedes pedir que se borren antes.

Para desconectar: desinstala la app desde Admin Center → Apps → Manage en Zendesk y revocamos el acceso automáticamente, o usa el botón Disconnect de la propia app, que además te deja purgarlo todo en el acto. Para un borrado total escribe a [email protected] indicando tu subdominio.

10. Aplicación móvil de Effivis (iOS)

La app es para los usuarios de las organizaciones que tienen contratada la plataforma. Para iniciar sesión usamos tu correo, tu nombre, tu organización y tu rol en ella. Si la app da un error, y en una muestra de las sesiones, envía a Sentry un informe técnico con un identificador interno de usuario, tu organización y tu rol; no envía tu correo ni el contenido de tus conversaciones.

Pide cada permiso cuando usas por primera vez la función que lo necesita, y puedes retirar cualquiera en los ajustes de iOS:

• Micrófono, solo durante las llamadas que haces o atiendes desde la app. Esas llamadas no se graban; quedan registrados el número, la hora, la duración y el resultado.
• Notificaciones, para avisarte de llamadas entrantes, conversaciones que necesitan a una persona, recados y cambios en la agenda. El aviso pasa por Expo y por Apple y puede incluir el nombre o el número del cliente y una vista previa de lo que ha escrito.
• Cámara y fotos, para escanear códigos y adjuntar fotos cuando tu organización usa esas funciones.
• Face ID, si lo activas en tu perfil, para desbloquear la app. La comprobación se hace en el teléfono; Effivis no recibe ningún dato biométrico.

Puedes pedir la eliminación de tu cuenta en cualquier momento; el procedimiento está en las Instrucciones de Eliminación de Datos.

11. Llamadas comerciales a negocios y profesionales

Llamamos a negocios y profesionales para presentarles Effivis. Usamos el nombre, teléfono, correo y dirección que el negocio publica en su ficha de Google, en su web o en directorios y, si nos los dices en la llamada, tu nombre y tu puesto. De cada llamada apuntamos la fecha, con quién hablamos y qué quedamos.

La base es nuestro interés legítimo en presentar un servicio relacionado con tu actividad. El registro lo guardamos en nuestras herramientas internas de gestión, cuyos proveedores pueden tratar datos fuera de la Unión Europea con las garantías descritas en el apartado 5, durante un año desde la última llamada si no llegas a ser cliente.

Si no quieres que te llamemos, dínoslo en la llamada o escribe a [email protected]. Guardamos el teléfono en una lista de exclusión mientras sigamos haciendo llamadas comerciales.