Tu despacho, sin perseguir papeles.
Los documentos entran por donde el cliente quiera —correo, WhatsApp, una carpeta en la nube—, se clasifican solos y acaban en la ficha del cliente que toca. Tú revisas lo que no cuadra.
- Abrir el correo de cada cliente40 min
- Bajar adjuntos y renombrarlos35 min
- Meterlos en su carpeta25 min
- Perseguir a quien no ha mandado nada50 min
- Entran por correo, WhatsApp o carpeta
- Se identifica el tipo de documento
- Se asignan al cliente correcto
- Se archivan y se avisa a quien falta
El día a día de una asesoría
Estos problemas te suenan, y cada mes cuestan más.
Gestión documental manual
Recibes facturas en PDF, foto, email... y alguien tiene que introducir cada dato manualmente en tu programa. Lento, tedioso, y con errores que luego cuestan caros.
Conciliación bancaria interminable
Cruzar extractos bancarios con facturas línea por línea. Un trabajo mecánico que devora horas cada semana y que nadie quiere hacer.
Documentos dispersos, sin control
Facturas en el email, otros documentos en carpetas locales, otros en WhatsApp. Cuando un cliente pregunta, encontrar el documento correcto es una odisea.
Mira cómo entra y se coloca todo.
Elige un canal y pulsa «Clasificar». Cada documento se identifica, se asigna a su cliente y se archiva donde toca.
| 01Entra por | 02Qué es | 03De qué cliente | 04Dónde acaba |
|---|---|---|---|
| factura_endesa.pdfDe: [email protected] | |||
| nomina_septiembre.pdfDe: [email protected] | |||
| escaneo_0042.pdfDe: [email protected] |
Las reglas las pones tú. Lo que la regla no resuelve, lo decide la IA; y lo que la IA no ve claro, va a revisar.
Ejemplos del tipo de documento que procesamos. Los módulos son los del bundle Despacho Suite.
Cuatro cosas, seis módulos.
Despacho Suite es un bundle de seis módulos que se activan juntos. Esto es lo que notas tú.
Los documentos llegan y se colocan solos
Bandeja unificada con entrada por correo, WhatsApp, carpeta en la nube o subida manual. Reglas de clasificación tuyas, con IA de reserva cuando la regla no llega.
Módulos: gestión documental
Sabes qué falta y a quién antes de que sea tarde
Semáforo de modelos trimestrales (303, 111, 115, 130) por cliente: verde presentado, ámbar vence en menos de 7 días. Y avisos automáticos al cliente que no ha mandado lo suyo.
Módulos: control fiscal · panel del despacho
El banco cuadra con las facturas sin cruzarlo a mano
Libro bancario por cliente, importación de extractos y conciliación de movimientos con facturas. Los movimientos sin factura se reclaman solos, de forma periódica.
Módulos: contabilidad
Cada cliente, en una ficha, con su historia
Cartera con vista 360°, personas y sociedades relacionadas, portal para que el cliente suba lo suyo, y procesos con etapas y correo bidireccional dentro del expediente.
Módulos: gestión de clientes · procesos
No sustituimos a tu contable.
Effivis se ocupa de todo lo que pasa antes y después. El asiento lo sigues haciendo donde siempre.
a3ASESOR · a3CON · a3ECO
Exportación en SUENLACE.DAT, el formato que importan de serie.
Sage Despachos Connected
El mismo SUENLACE.DAT: no hay que preparar nada aparte.
Contasol
Paquete de hojas (APU, IVS, IVR) según la especificación de Software DELSOL.
Un lote por cliente y periodo, listo para importar. Si trabajas con otro programa, lo miramos en la puesta en marcha.
Así de sencillo es empezar
Nos cuentas cómo trabajáis
En una llamada de 30 minutos vemos qué entra por dónde, cuántos clientes lleváis y qué programa contable usáis.
Lo configuramos nosotros
Montamos los canales de entrada, las reglas de clasificación y la exportación a tu programa. Y formamos al equipo. En pocas semanas.
Tu despacho, funcionando
Los documentos entran solos, el semáforo fiscal avisa de lo que vence y tu equipo dedica el tiempo a lo que sí cobra.
Los datos de tus clientes, aislados.
No es una promesa de folleto: es cómo está construida la base de datos.
Aislamiento por fila
Row Level Security en base de datos: cada despacho solo ve lo suyo, y la separación la aplica el motor, no el código de la aplicación.
Permisos por rol
Control de acceso basado en roles. Puedes además ocultar clientes concretos a usuarios concretos.
Cifrado y RGPD
Cifrado en tránsito y en reposo, y tratamiento conforme al RGPD. Somos encargados del tratamiento; el responsable sigues siendo tú.
Preguntas frecuentes
No. Effivis complementa tu programa contable: automatizamos todo lo que pasa antes y después. Recibimos el documento, lo clasificamos, extraemos los datos y te los dejamos listos para importar. Tu equipo sigue trabajando donde ya sabe.
¿Cómo trabajáis hoy?
Déjanos tus datos. Te llamamos, vemos cómo entran los documentos en tu despacho y te decimos qué se puede automatizar.