Automatización de procesos para equipos que todavía trabajan entre Excel, correo y ERP

Convertimos tareas manuales y repetitivas en sistemas que se ejecutan solos.

Revisar facturas, contrastar pedidos, copiar datos entre aplicaciones, preparar informes o buscar información entre decenas de documentos. En Effivis cogemos uno de esos procesos, definimos sus reglas y construimos un sistema que hace el trabajo automáticamente y deja a vuestro equipo únicamente las excepciones que requieren atención.

Contadnos qué tarea os come horas
  • Alcance por escrito
  • Precio cerrado
  • Entrega en semanas

Sesión de diagnóstico de una hora, gratuita y sin venta. Os responderemos en menos de 24 horas laborables.

El problema no suele estar en vuestro ERP

Está en todo el trabajo que ocurre entre una aplicación y otra. Una factura llega por correo. Alguien descarga el archivo, abre un Excel con tarifas, busca el pedido en el ERP, comprueba varias condiciones y apunta las diferencias. O cada viernes una persona reúne datos de distintas fuentes para preparar un informe que el lunes ya ha quedado desactualizado.

Son procesos necesarios, pero consumen horas de personas que podrían estar revisando incidencias, tomando decisiones o resolviendo problemas reales.

Cuando esto ocurre, normalmente hay una parte importante del trabajo que puede ejecutarse automáticamente.

  • Se repiten cada día, semana o mes
  • Siguen reglas conocidas por el equipo
  • Dependen de Excel, correo, documentos o datos del ERP
  • Requieren copiar, comparar, ordenar o resumir información
  • Los errores se detectan tarde o directamente no se detectan

Casos reales

Empresa de distribución, ERP Odoo

Cada factura de su transportista llegaba por correo con cientos de expediciones. Una persona las revisaba a mano, una por una:

  • Consultar el código postal y la zona
  • Comprobar el peso
  • Buscar la tarifa pactada en un Excel
  • Contrastar la expedición con el pedido del ERP
  • Detectar diferencias y posibles cargos incorrectos

Hoy el sistema lee la factura, cruza cada expedición con las tarifas pactadas y con el pedido del ERP, y devuelve un informe únicamente con las incidencias:

Antes

Ahora

~400

~10

expediciones a mano

casos concretos

de revisar unas 400 expediciones a revisar alrededor de 10 casos concretos.

Además, el sistema destapó sobrecostes del transportista que llevaban tiempo pasando desapercibidos y que ahora pueden reclamarse.

El cliente ha vuelto a contratarnos varias veces para automatizar otros procesos.

Asesoría, Zendesk y Google Drive

Las facturas y documentos que llegaban a los tickets de soporte se archivaban a mano: descargar el adjunto del ticket, ir a Google Drive, buscar la carpeta del cliente y subirlo.

Construimos una aplicación integrada en su Zendesk que guarda el documento en la carpeta correcta de Drive directamente desde el propio ticket, sin salir de la pantalla. El equipo dejó de hacer de mensajero entre dos aplicaciones.

Un proceso pequeño, resuelto en días, que elimina un goteo diario de descargas y subidas a mano.

Procesos en los que solemos encontrar trabajo manual evitable

Estos son ejemplos, no un catálogo cerrado. Lo importante no es el sector, sino que exista una tarea repetitiva, con reglas reconocibles y un resultado que pueda comprobarse.

Validación de documentos contra vuestros propios datos

Facturas, albaranes o pedidos que hoy alguien compara a mano contra tarifas, contratos o el ERP. El sistema señala solo lo que no cuadra.

Informes que se preparan una y otra vez

Seguimientos, cierres o cuadros de KPIs que alguien reconstruye cada semana desde varias fuentes. Se generan solos, siempre con el mismo criterio.

Conocimiento repartido entre carpetas y documentos

Manuales, partes e histórico que hoy solo encuentra quien lleva años. Se pregunta en lenguaje natural y responde citando su origen. La IA busca y resume; decide, valida y firma una persona.

Datos que viajan a mano entre sistemas

Datos que alguien copia de un correo a un Excel y del Excel al ERP. Ese trasvase puede hacerse solo, dejando registro de lo que ha pasado.

¿Sois asesoría o gestoría? Tenemos una página para vuestro sector: automatización para asesorías y gestorías.

No empezamos por la tecnología

Empezamos por una tarea concreta que vuestro equipo ya realiza.

Los proyectos se plantean para quedar resueltos en semanas, no para convertirse en una consultoría indefinida.

  1. 01

    Entendemos cómo se hace hoy

    Nos sentamos con quien hace la tarea y seguimos el proceso real, con sus excepciones.

  2. 02

    Dejamos el alcance por escrito

    Qué entra, qué no y qué datos hacen falta. Precio cerrado antes de empezar.

  3. 03

    Construimos y probamos con casos reales

    Probamos con vuestros documentos y datos reales, no con ejemplos inventados.

  4. 04

    Vuestro equipo valida el resultado

    Quien hace hoy ese trabajo comprueba que el sistema decide como decidiría él.

  5. 05

    Entregamos el sistema documentado

    Documentado y con sus reglas explicadas. Es vuestro: otro proveedor podría continuarlo.

¿Con quién trabajaréis?

En Effivis hablaréis directamente con las personas que analizan el proceso y construyen el sistema. No hay un comercial que recoge requisitos para entregárselos después a un equipo que no conocéis.

Detrás de Effivis hay dos ingenieros con once años cada uno en Zendesk, el software de atención al cliente que usan más de 100.000 empresas. Uno de ellos dirigió allí el equipo global de fiabilidad: guardias, incidentes, tiempos de reparación y análisis de causa raíz.

Eso significa haber trabajado durante años con sistemas que deben funcionar, con la disciplina de comprobar cada cambio antes de que llegue a producción y de entender por qué falla algo cuando falla.

Lo que no queremos que tengáis que asumir

  • No tenéis que comprar una promesa de IA

    Empezamos por un proceso pequeño. Si no funciona, habréis perdido semanas, no un año.

  • No quedáis atados a una caja negra

    Os entregamos el sistema documentado y con sus reglas explicadas. Es vuestro.

  • Vuestros datos no salen de vuestros sistemas

    Trabajamos sobre vuestra infraestructura y firmamos confidencialidad antes de ver nada.

  • Nada se conecta a producción sin vuestro visto bueno

    Cada paso se valida con vuestro equipo antes de ponerse en marcha.

  • No os haremos perder una hora con una presentación comercial

    La sesión de diagnóstico es trabajo real sobre vuestros procesos, no una demo.

En una hora podéis saber qué merece la pena automatizar

Nos contáis dos o tres tareas que hoy os consumen horas y salís con una lista corta por escrito:

  • Qué podría automatizarse
  • Qué no merece la pena
  • Qué información o sistemas habría que revisar antes
  • Cuál sería el primer paso más barato

No hace falta que lleguéis con una solución pensada ni que preparéis nada.

Si esto no os hace falta, os lo diremos igual.

Contadnos qué tarea os come horas hoy

Cuatro datos y os respondemos en menos de 24 horas laborables.

Os responderemos en menos de 24 horas laborables. La sesión dura una hora, es gratuita y no es una llamada de venta. Os llevaréis las conclusiones por escrito aunque decidamos que no merece la pena hacer ningún proyecto.

Al enviarnos esta información aceptáis que Effivis Technologies S.L. la trate para contactaros. Más info en nuestra Política de Privacidad.

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